書類整理やファイリングに時間を割けられない、数人規模の会社の社長さん向けに最低限の手間でできる書類整理方法をご紹介します。

捨ててはいけない書類を捨てている社長さん結構いらっしゃいますよ。あなたは大丈夫ですか。10年間捨てられない書類もあるので、とりあえずではなくて計画的にファイリングをしましょう。

クレジットカードの明細に証拠能力はないってご存知でしたか。正しい書類整理、保管をして知らない間に義務違反をしないようにしてくださいね。

そしてとにかくポケットリフィルを使いましょう。お勧めのファイル用品もご紹介するので、書類整理を始める前にぜひ最後までお読みください。

捨てていい?いつまで取っておくの?法律で決まっている書類の保管期限

書類整理でまず押さえておきたいのが、法律で保管が義務付けられている書類についてです。

知らずに捨ててしまっている書類もあると思いますので、ぜひチェックしておいてください。

経理系書類

 

年数 書類
10年 決算書類
貸借対照表、損益計算書、株主資本等変
動計算書、個別注記表など
会計帳簿
総勘定元帳、各種補助簿
株式関連
株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿
その他重要書類
印鑑簿など
7年 取引に関する帳簿
仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など
取引関連
請求書、領収証、注文書、契約書、見積書、仕入伝票など
現金の収受、預貯金の預入れ・引出し関連
領収書、預金通帳、借用証、借入返済予定表、振込通知書など
有価証券取引関連
有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など
決算関連
会社法で10年と定められているもの以外
年末調整・給与関連
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書、給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書、源泉徴収簿、賃金台帳

労務系書類

年数 書類
永久 重要な人事に関する文書
労働組合との協定書
5年 従業員の身元保証書、誓約書などの書類
4年 雇用保険の被保険者に関する書類
雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同転勤届受理通知書、同資格喪失確認通知書、離職証明書の事業主控など
3年 労働者名簿
雇入れ・解雇・退職に関する書類
雇用契約書、退職届など
災害補償に関する書類
賃金その他労働関係の重要書類
労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など
労災保険に関する書類
各種療養・休業補償給付請求書、死傷病報告など
労働保険の徴収・納付等の関係書類
労働保険概算・確定保険料申告書など
2年 雇用保険に関する書類
雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など
健康保険・厚生年金保険に関する書類

被保険者資格取得確認および標準報酬決定通知書、標準報酬改定通知書など

総務系書類

年数 書類
永久 定款
株式関連
株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
登記・許認可関連
登記・訴訟関係書類(権利証など)、官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類、
権利・財産関連
知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)、重要な権利や財産の得喪等に関する文書
製品の開発・設計に関する重要な文書
社内規則・社内刊行物等
社規・社則およびこれに類する通達文書、社報・社内報、重要刊行物
20年 製品の製造、加工、出荷、販売の記録
10年 議事録
株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録、重要会議の記録
満期または解約となった契約書
5年 事業報告
有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し
産業廃棄物処理の委託契約書
契約期限を伴う覚書・念書・協定書など
重要な内容の発信・受信文書
3年 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
官公署関係の簡易な認可・出願等の文書
その他業務記録等
業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書など
1年 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し
その他業務書類
当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など

始める前に考えるべきファイリングの4つのポイント

では次にファイリングで考えておいた方がいい4つのポイントをご紹介します。

ポイント1:後でどう振り返るか

ファイリングした書類は後で見返すことがあります。その際にどんな順番で、どのようなロジックで分けられていれば、素早く目的の書類にたどり着けるかを考えておくことが大切です。

例えば下記のように取引先から来た請求書を、ひとつのファイルになんとなくジャンル別に綴じていると後から振り返った時にどの辺に目的の書類があるのかすぐにわからないことがあります。

通信系
固定電話 4月~3月
携帯電話 4月~3月

外注系
A社 4月~3月
B社 4月~3月


取引先は変更されていくこと、そして業種やジャンルを明確に判断しづらい会社があることを考えると、後々どの辺りに自分が探している書類が綴られているのかわからなくなってしまいます。

このような場合は月別もしくは五十音順にしておく方がいいでしょう。

もっともお勧めなのは月別です。五十音は小さい「や・ゆ・よ」や「―」などがあった時に人によって五十音の考え方が変わってしまい、同じ会社があちこちに綴られてしまうことがあるからです。

どんな時にどう振り返るか、どうなっていれば探しやすいのかを考えてみてください。

ポイント2:追加、抜き出し、入れ替えのしやすさ

例えば五十音順に綴っているファイルの場合、A社とB社の間にC社をはさみたいということが起こります。

またA社だけを取り出したいけれどファイルの中心辺りにあって、後でまた戻すときに面倒だ、という経験もしたことがあるのではないでしょうか。

こういう時に備えて、途中で入れ替えや追加をしやすい綴じ具のファイルを選ぶことが重要です。

フラットファイルに書類に穴をあけて綴じてしまったり、綴り紐で閉じてしまったりするのがもっとも不適切です。

必要な書類1枚のためにその他の書類も取り出して、戻すときはまた穴に入れなおすのはとても手間ですよね。

ファイルは綴じ具で選ぶ、ということを考えてくださいね。

ポイント3:ファイルを小分けにし過ぎない

事業を運営しているとどんどんファイルが増えていくものです。新しいジャンルが増えるたびにファイルを増やしてしまうと、一つのファイルに数枚だけしか綴られていないようなファイルが生まれてきます。その上、保管スペースがどんどんなくなってしまいますよね。

ファイルはできる限りひとつにまとめましょう。ファイルの中でラミネートタブやインデックスラベルをうまく使って小分けにしていきましょう。

ポイント4:利用サービスの契約書はひとつのファイルにまとめる

通信会社や業務ソフトなど、あらゆるサービスを契約していると思いますが、それらはひとつのファイルにまとめておくことをお勧めします。

契約するときは、契約が終わればそれでいいと思ってしまいますが、数年後に住所変更や支払い方法の変更手続きなどをするときに、契約時の暗証番号や契約番号などが必要になるケースがあります。

住所変更はすべてのサービスで手続きが必要になるので、ひとつのファイルにまとめられている方が効率的ですよね。

紙で書類が残っておらず、ウェブ上で手続きしたものについても番号やパスワードなどがメールしかない場合もあります。メールでうまく検索できずに見つけられないケースもありますので、面倒ですが重要なメールはプリントアウトしてファイリングしておく方がいいでしょう。

もしくはメールに関しても、契約情報などが記載されているものはフォルダ分けしておくことをお勧めします。

レシートはのりで貼るの?書類別整理方法

請求書や契約書、税金関係など書類のジャンル別にどのように整理して保存しておくのがいいのか見てみましょう。

基本的にはすべての書類はポケットリフィルに入れていくだけ、にしましょう。

レシート

レシートは紙に貼っておくものというイメージがありますが、貼ることが義務付けられているわけではありません。封筒やポケットリフィルに入れておくだけでも問題ありません。

レシートは日付順、もしくは科目ごと(交通費、消耗品費など)にまとめておくのがお勧めです。

そしてできればクレジットカード、現金、立替など支払いの手段で分けておくようにしましょう。クレジットカードが複数ある場合は、カードごとにレシートを分けて、クレジットカードの明細と一緒にしておくのがベストです。

請求書

取引先から送られてくる請求書は前述の例で示した通り、月別に綴じておくのがお勧めです。枚数が多ければさらに五十音順にしておくと、後で見つけやすくなります。

自社の売上の請求書についても月別に綴じておきましょう。売上のファイルの中で売上の項目別(商材A売上、商材B売上など)にしておくのもいい方法です。自社の売上請求書はExcelや請求書発行ソフトなど、データで振り返ることが多い場合は、あまり細かく分けておく必要はないでしょう。

人事・従業員関係

人事関連の書類は保存期間が法律によって定められているものが多く、また期間もそれぞれ異なるのでどのようにファイリングするかは迷うところですよね。

人数が少ないうちはある程度まとめてひとつのファイルにしても差し支えありません。

ファイル1:従業員個人の情報をひとつにしておく

  • 雇用契約書
  • 履歴書

ファイル2:入社・退職、住所変更などの手続き履歴や社会保険料の報酬月額決定通知書をひとつにしておく

  • 社会保険・労働保険の手続き関連

ファイル3:毎月料金の支払いがあるものについてひとつにしておく

  • 社会保険料の通知書
  • 住民税
  • 所得税

ファイル4:給与に関連するものをひとつにしておき、毎年ファイルを新しくする

  • 給与明細・賃金台帳
  • タイムカード
  • 出勤簿
  • 年末調整関連

決算・税金系

決算書や税務申告書類と法人税や消費税などの納付書はひとつにしておくのがお勧めです。

会社によって書類の枚数が異なりますが、厚めのファイルに数年分保存しておく会社が多いです。

契約書①対クライアント

クライアントと結んだ契約書についてはひとつにまとめておきましょう。五十音順か締結日順にしているとことが多いです。

後で振り返ること考えると五十音順にしておいた方が探しやすいですね。ただその場合は、契約書と契約書の間に新しく綴じることが多くなるので、入れ替えのしやすいファイルを必ず選んでください。

業種や商材によって契約社数に差があります。多くなることが分かっていればあらかじめ厚いファイルを用意しておきましょう。

契約書②サービス利用

前述しましたが、会社で利用しているサービスの契約書類、申込書類、口座振替やクレジットカード払いの申込書などの控えは、ひとつのファイルにまとめておきましょう。

利用開始時に設定した暗証番号などは、通常は使用しなくても住所などの各種変更手続きや問合せ時などに必要とされるケースもあります。メモをして一緒に綴じておくのがお勧めです。

処理前・処理済み・とりあえず

書類にはファイリングする前の段階がありますよね。取引先から届いた請求書の未払い分など。

これらの書類はレターケースなどを利用して、置き場所を決めましょう。保管場所がいつまでも定まらず、新しくファイルを作るほどのものでもなく、ずっととりあえずのケースに入っているようなものについては「その他ファイル」を作って入れてしまいます。多ジャンルの書類が混在しますが、ずっと机の上に置かれているよりもすっきりしますし、ほとんど振り返らないことも多いものです。

必要に応じてその他ファイルから新しくジャンル分けできる書類のみ、ファイルを分けていけばいいでしょう。

データ化する・捨てる

法律で保管が決められている書類の多くは紙での保存が基本ですが、保管義務のない書類についてはスキャンしてデータ化し、原本を処分しても問題ないものも多くあります。

10年間保存しなければならない書類も多いので、長い目で見て省スペース化は無視できない課題です。割り切って捨てていくことも大切なことですので、定期的に見直して捨てるようにしましょうね。

要注意!紙で郵送されてこない請求書・明細

経理系の明細の中には、メール通知や管理画面で確認するだけのものが多くあります。7年間保存することや解約して管理画面にログインできなくなることなども考慮して、確実に取り出せるようにしておきましょう。

メール画面を印刷する、管理画面から明細をダウンロードして特定のフォルダに保存するなどです。もちろん基本的にすべてプリントして紙で保存しなければなりません。データのままにしておいても、税務調査で書類を見せる際に、まとめて過去3年分プリントアウトすることになる可能性がありますのでしっかりとした運用方法を決めておきましょう。

自動決済系

請求書が郵送されないもっとも多い業種は、クラウドストレージサービスやレンタルサービス、ウィルスソフトなどの自動更新、自動決済になっているものです。メールで金額や期間が表示された通知が来ていることも多いので、既読にするだけでなく保存しておくようにしましょう。

Amazonなどの購入明細

インターネットで購入したものは基本的にクレジットカード決済ですよね。クレジットカードの明細には記載されますが、クレジットカードの明細で証明できるのは支払先と金額、支払った事実のみです。それでは法的には証憑として認められていません。

クレジットカード会社ではなく、実際に商品を提供してお金を受領した者が発行した明細でなければならないため、例えばAmazonで買い物したものは購入履歴から明細をプリントアウトしておく必要があります。

ネットバンクの明細

通帳が発行されないネットバンクに関しては入出金履歴を印刷しておくようにしましょう。いつでも見られると思っているかもしれませんが、銀行によっては2年前までしか遡れないなど制限があります。

過去の明細を郵送で取り寄せられるサービスもありますが、これについても無制限に遡れるわけではない可能性がありますので、きちんと自分で印刷して保存しておくようにしましょう。

お買い物は計画的に!お勧めのファイリング用品

10年以上保管しなければならない書類もたくさんあります。後先考えないとファイリングをするたびにストレスを感じてしまいますので、適当にファイリング用品を買わずに、ちょっと考えてから買ってくださいね。

ということで、お勧めのファイリング用品をご紹介しますので参考にしてください。

ポケットリフィル

基本的にどの書類をファイリングするのにもこのポケットリフィルを使うのがお勧めです。

 

出し入れ、追加のしやすさ、そして穴をあける必要もありませんので、普段の運用が非常に簡単ですよ。

はじめにごそっとこのポケットリフィルをファイルに綴じておき、あとはポケットに書類を入れていくだけでOKなのでとても楽です。

請求書の中にはA4サイズ以外の用紙も多いですよね。大きいものは折り畳み、小さいものはそのままポケットに入れればいいのもお勧めの理由としています。

ポケットリフィルにはいろいろな種類があり、透明度が高いもの、エンボス加工でスムーズに紙を入れられるもの、薄手のもの、厚手でしっかりしているものがあります。

ひとつのポケットに入れる量が多い場合は厚手でしっかりしているものを選びましょう。エンボス加工のものはスムーズに入れられる反面、ファイリングのために入れ口側が下になった際に入れた書類が滑り落ちてきやすいです。

お勧めのポケットリフィルはこちらのマルマン クリアポケットリーフ A4 30穴です。

お勧めポイントはこの3点です

  • 厚さ、透明度、入れやすさ共にちょうどいい
  • 穴部分が補強されているので重みに耐えられる
  • ポケットの内側が紙がスムーズに出し入れできるように加工されている

いきなり100枚入りなどを買わずに、少量入りでいろいろ試してみてお好みの商品を見つけてくださいね。

マチつきポケット

厚みのある説明書やカタログなどはなんとなくファイルに挟んだだけになっていて、持ち上げるたびに落ちてちょっとしたストレスになりがちですよね。

普通の穴あけパンチでは対応できず、ポケットリフィルにも入らないようなものはマチのついたポケットに入れておきましょう。

こちらがマチ付きのクリアポケットのお勧め、リヒトラブ クリヤーポケット マチ付 大容量タイプ 10枚 A4 30穴です。

お勧めポイントはこの3点です。

  • 100枚収納可能(普通のは50~60枚くらい)
  • しっかりした厚み
  • 穴部分が補強されているので重みに耐えられる

そしてマチ付きのものには上部を閉じられるように封筒型になっているタイプもあります。

お勧めはコクヨ ファイル 取扱説明書ファイル用替紙 封筒型(マチ付) A4です。

お勧めポイントはこの3点です。

  • マチ付きポケットだと余裕がありすぎて中身が落ちてしまうことがあるが、蓋がついているので落下防止になる
  • 8mmの厚さのカタログなどを収納可能
  • 強度もばっちり

インデックスシート

ひとつのファイルに複数種類入れる場合や、「4月分」など月ごとに分けるのに便利な見出しです。いろいろな種類がありますが、タブの数や大きさが合えばとくにどれを選んでも大丈夫ですよ。

ひとつ注意してほしいのが穴の数です。2穴のものを買ってしまうと、ファイルのリングが4つあるときに穴を追加で開ける必要があります。

どのようなファイルにも対応できるよう、30穴タイプを買っておくのがお勧めです。

お勧めはこちらマルマンラミネートタブ インデックス A4ワイド 30穴 12山です。

12山なので月別にファイリングしたい時に使います。

お勧めポイントはこの3点です。

  • 12山で30穴は非常にレア!(基本2穴しかなく4リングのファイルに対応できない)
  • テプラで「〇月」とシールを作って余白を極小にしたときにちょうどピッタリ貼れる
  • ワイドタイプなので山が埋もれてしまうことがない

こちらは5山タイプのプラス インデックスシート PP製 30穴 A4縦 デジャヴです。

6山タイプもありますが、長い見出しをつけても安心なのでとりあえず5山を使ってみてください。

お勧めポイントはこの2点です。

  • ワイドタイプなので山が埋もれてしまうことがない
  • PP製なのでつまんで引っ張っても切れない

ファイル

ファイルは厚さ(収納容量)と留め具を確認して購入します。ネットで買う場合は留め具がどうなっているか画像できちんと確認してください。

同じ厚さでも金額に開きがありますが、収納枚数が多い場合はある程度の金額のものをお勧めします。

安いファイルは素材が頼りないので、枚数が少ないもの用にしておくといいですよ。棚の中でファイルが斜めに倒れてくることってありますよね。安いファイルは倒れやすく、かつ倒れたままの跡がついてしまい歪んでしまいます。しっかりと立っていられる素材かどうかもチェックしておきましょう。

まず大容量でお勧めなのがこちらのプラス パイプ式ファイル 貼表紙 A4縦 4穴 背幅100mmです。

お勧めポイントはこの3点です。

  • 留め具はパイプ式なので最強
  • パイプが4つあるのでポケットにたっぷり入れても垂れ下がってこない
  • 2穴用の穴あけパンチで4穴にするためのガイドがついてきて安心&親切

大容量なのに2穴でしか綴じられないのはけっこう無理があるものです。重みが増してくると紙やポケットリフィルがファイルの下に垂れ下がってきてしまいます。これは4穴なのでまず大丈夫です。

そして何より留め具で最も頑丈なのがこのパイプ式。リングタイプはつなぎ目から紙が落ちてしまうことがあるのですがパイプ式ならそのようなことはありません。

また途中で入れ替えや追加をする際も、パイプ式ならもう一度穴に入れなおす必要がないので手間がかかりません。

 

大容量でなければこちらのリヒトラブ D型リングファイルシリーズがおすすめです。

お勧めポイントはこの3点です。

  • 値段の割に頑丈
  • Dリングなので紙がつなぎ目から落ちる心配がない
  • 背表紙に穴が開いていて指で引っ掛けて取り出しやすい

しっかりした素材で留め具もいいものは1000円前後~なので、コストがかかるように感じるかもしれませんが10年以上使うということ、更に10年経ったら中身を捨ててまた10年使うことを考えれば、さほど大きな出費ではありませんよね。

はがき・手紙

あまり頻繁にもらうことはありませんが、そのために行き場が決まっていないケースがあります。

保存しておく必要のないものですが、捨てるのは抵抗がありますよね。ある程度の期間は箱で保存しておきスキャンしてから捨てるのがお勧めです。

レタートレー・レターケース

月末に支払う請求書など、とりあえず近くに置いておきたい書類に使えるのがレタートレーやレターケースです。

引出の開け閉めすらめんどうなズボラさんにはレタートレーをお勧めします。レターケースには最下段が深型になっており、印鑑セットなどを入れられるようになっているものもありますよ。

まずレタートレーのお勧めはこちらセキセイ デスクトレー A4です。

お勧めポイントはこの3点です。

  • 角2封筒がぎりぎり入る大きさ
  • 縦タイプ横タイプがあるので机のスペースやレイアウトに合わせて選べる
  • 薄すぎず厚すぎず、程よく書類を溜められる

次にレターケースのお勧めがこちらナカバヤシ アバンテV2 レターケースシリーズです。

お勧めポイントはこの3点です。

  • プラスチック製ではなくて金属製なので上に物を置いても歪まない
  • 最下段は深型なので印鑑セットや文房具など高さのあるものを収納可能
  • シリーズが豊富で鍵付きや扉付きなど、用途に合わせて選べる

ファイル倒れ防止ボックス

棚のファイルが倒れてくるのに困っている人も多いですよね。ブックエンドでは支えきれない可能性の方が高いので、ボックスの利用をお勧めします。

お勧めはこちらナカバヤシ ファイルボックス キャパティシリーズです。

お勧めポイントはこの3点です。

  • 立てて使える
  • 大きさを選べる
  • ポリプロピレン製でしっかりしている

商品画像だと口の部分を上部にしていますが、口の部分が手前に来るように立てた状態で本棚に入れると、そのままファイルを入れられます。

ファイリングの際に何冊もファイルを移動したい時にも、ボックスごと持ち運べてとても便利ですよ。

まとめ

  • まずは法律で定められている保管義務の期間をチェックする

  • ポケットリフィルを活用して出し入れ、追加の手間を最小限にする

  • ファイルは厚み・素材・留め具をチェックしてから買う

  • ファイルは増やし過ぎず大きなファイルの中で小分けにする

いかがだったでしょうか。いろいろと書きましたが、重要なことは「捨ててはいけないものを取っておく」ということです。法律で決まっているのは保管することであり、その具体的な方法が指示されているわけではありません。

乱暴に言えば取っておいてあればそれでいいのです。ただ、長い目で見た時にスペースの問題や、税務調査などで過去数年分の書類を提出しなければならない時のことを考えると、めんどうでもコツコツと整理した方が賢明だと思います。

取り掛かれそうなところからやってみてください。一緒にお片づけ希望の方はぜひフリーランスの事務のお姉さんにご依頼くださいませ(笑)。

最後に、売上の請求書のファイルは去年よりも収納枚数の多いものを買ってください。売上UPのおまじないです。