あなたが考える働きやすい職場環境とはどういうものでしょうか?

昨今、「働き方改革」に伴い、ノー残業デーやフレックス制度の導入、在宅・副業OKとしている企業が増えてきています。

それと同時に「業務改善」「業務効率化」「生産性向上」を図る取り組みも進んできています。

「ノー残業デーを設けて長時間労働を抑制したら生産性(売上)も落ちた。。。」

「フレックス制度を導入したらコミュニケーションが行き届かなくなった。。。」

残業時間を減らせば業務効率化が推進されると思ったら、一緒に生産性も落ちてしまうというのはとても残念ですね。

こういうことが起こらないよう、働き方改革と同時に社内の業務についても見直していく必要があります。

 

さて、じゃあ業務改善や業務効率化ってどうやったらできるのでしょうか。

私は、業務改善、業務効率化するためには以下の手順で取り組むのが良いと思っています。

①現状業務フローの洗い出し

②第1段階 業務フロー改善案の検討(いらないものを排除)

③第1段階 改善後業務フローの運用

④第2段階 業務フロー改善案の検討(効率化、適正化を図る)

⑤第2段階 改善後業務フローの運用

⑥同時進行 業務改善ツール&システムの導入検討

⑦同時進行 業務改善ツール&システムの導入実施&運用

⑧同時進行 社内体制の見直し

⑨同時進行 職場環境の整備

業務改善、業務効率化はPDCAサイクルを回しながら常に取り組んでいくのが理想です。

ですが、昔からのやり方を変えられなかったり、どこからどう取り組めば良いか分からなかったりする方も多いと思います。

まず初めに大事なことは、現状行っている業務の可視化です。

誰が何をどう処理しているのかを洗い出します。俗人的でブラックボックスになっている業務、 イレギュラーな処理、他部署との連携など

洗い出してみると無駄が多いことに気づきます。

この書類は不要だったとか、この連絡は必要ないとか、書式がバラバラで分かりづらいなど・・・

第一段階で改善するのは、この無駄やムラを省くこと。すぐに取り組めることがほとんどです。

第二段階で改善するのは、効率化や適正化を図ること。システム導入やコミュニケーションツールを検討しても良いと思います。やはり自動化は時間短縮になります。

そして職場環境の整備も効率化へ繋がります。書類を探すのに時間が掛かったり、データの保存先が分からなくなって探す時間など、とても無駄ですね。

最も重要なのは、最終形をしっかりと描くこと。

「現状の業務フローのままシステム導入したら、どこで何を判断して処理しているのかが分からなくなった。。。」

「業務の比重に偏りができてしまい、時間短縮に繋がらなかった。。。」

など、効率化されると思ったら前と変わらなかったということが起こってきます。

最終形をしっかりと描くことで、どれくらいの業務量が減るのか、時間が短縮されるのかを前もって見込んで改善することが必要です。

 

業務が効率化されていくと働いている人のイライラや嫌々も軽減されていきます。

働きやすい職場環境を考えてみてください。

業務改善、業務効率化にお悩みの方は一度ご相談ください。

さて、次回は業務改善の取り組み事例をご紹介させていただきたいと思います。