いつかやらないとと思いつつたまっていき、後回しになってしまう事務作業。
もうそろそろ自分でやるのも限界かなと感じている個人事業主や小人数法人の方に、事務代行についてお伝えします。

はじめて事務代行を導入しようとお考えのあなたの、どんなことをやってもらえるの?どれくらい料金がかかるの?といった疑問にお答えします。

事務代行とは?

事務代行ってどんなことをお願いできるんだろう…そんな疑問をお持ちの方にぜひ知っておいていただきたい、業務内容や導入のメリットなどをお伝えします。

事務代行の業務内容

事務代行の業務は、基本的に会社に雇用されている事務スタッフがやっていることそのままと思っていただいていいかと思います。

【経理】
記帳、振込、給与計算、請求書作成

【人事】
シフト表作成、求人・窓口対応

【総務・庶務】
備品管理・発注、名刺の発注

【秘書】
スケジュール調整、接待・打合せ飲食店手配、メール・郵便物の管理、出張のための宿泊・交通機関の予約、各種リサーチ業務

【営業事務】
問合せ対応、見積り作成、企画書作成、データ入力

【広報】
ブログ・SNS更新・メルマガ

【その他】
研修やイベントアシスタント、受付、アンケート集計

この他にも、会社でみられる「ちょっとこれ、やっといてくれない?」という小さなことも事務代行の仕事のひとつになるでしょう。

ただし税務申告の代行や社会保険の手続きなどには、税理士や社会保険労務士といった資格が必要になるため注意が必要です。

事務代行を導入するメリット

事務スタッフを雇う場合と比較して、事務代行を導入することで得られるメリットは大きくふたつあります。

1.人件費の安さ

・採用するためのコストがかからない(求人広告など)

・月々の社会保険料の負担がない

・デスクやパソコンなどを準備する必要がない

・社員教育のための費用がかからない

・支払いは必要な業務に対してだけ

2.余計な作業を省くことができる

・求人広告会社の選定、求人広告を出す、面接を行うことなどが不要

・給与計算、納税をしなくてよい

・社員教育が不要

事務代行の利用をおすすめしたい方

事務代行を取り入れることをおすすめしたい方、また仕事の依頼例をあげてみました。

時間がない、時間が欲しいという方

・事業が大きくなるにつれ日々の作業が追い付かない

(例)見積書や請求書を作成して、クライアントに送ってほしい

(例)本業の仕事でもちょっと教えたらできそうなことを手伝ってほしい

・起業準備中、やらないといけないことが山積み

(例)名刺やホームページを作りたい

・子育て中、家族との時間を大切にしたい

(例)セミナーの問合せメールや申し込みメールに対応してほしい

(例)ブログの管理やSNSの更新をしてほしい

・営業活動や事業の幅を広げることに時間を使いたい

(例)スケジュールを管理して翌日のスケジュールを教えてほしい

(例)出張先のホテルや交通機関の手配をしてほしい

事務作業が苦手な方、専門的なことがよくわからない方

・データを入力するようなコツコツとした作業が苦手

(例)顧客データを作りたい

(例)アンケートを集計してまとめたい

・どんな事務ツールを使ったら作業が簡略化されるのかわからない

(例)作業を楽にするためのツールを調べて導入してほしい

・経理のような専門的なことがよくわからない

(例)領収書を整理して記帳してほしい

・英語が苦手

(例)ホームページなどに載せるサービスを英語に翻訳してほしい

その他

・事務所の所在地が不便で、求人を出しても思うように人が集まらない

・一人が気楽。誰かを雇って常時一緒にいるような環境は苦手

・事務をやってくれていた奥さんが出産・子育てで一時的に仕事ができない

・いずれは人を雇いたいと思っているけれど、今はその段階ではない

3.事務代行会社・関連会社比較

事務代行会社、または同様のサービスを提供するさまざまな会社があります。

秘書代行会社などを含めた各社の特徴をあげてみました。

いろいろな事務代行会社の特徴・業務内容・料金

フリーランスの事務のお姉さん協会

【特徴】
・「フリーランスの事務のお姉さん養成講座」を受講して認定された者が、個人事業主として事務代行を行っている。
・それぞれ独自のサービスを持ち、主に1~数十名規模の個人事業主、法人経営者の希望にあわせプランニング。
・在宅、リモートで作業。クライアントの希望によっては訪問もあり。

【業務内容】
経理事務、秘書、総務事務、営業アシスタント、人事事務、広報事務、本業のお手伝い

【料金】
・お姉さんによって異なる

https://femaleva.jp/

 

YPP

【特徴】
・チーム制、ペア制で業務を行う。
・在宅&訪問 両方可能。

【業務内容】
総務・労務、経理業務、庶務、事務局運営補助、営業サポート、その他専門職

【料金】
・初期費用としてチーム構成費、テレワーク導入費など別途必要
・33,000円(税別)/10時間 10時間を超える場合は総稼働時間によって時間あたりの料金が変動する(総稼働時間が長いほど、時間当たりの料金が安くなる)
・振込予約や給与計算データ入力などは特別業務として料金が加算される

http://omakase-ypp.jp/

 

事務員はシンデレラ

【特徴】
・大阪の中小企業向け
・完全訪問型

【料金】
・月4回、3時間の作業/1日 37,200円
・月8回、3時間の作業/1日 70,800円

http://cinderella-jimuin.jp/

 

HELP YOU

【特徴】
・オンラインアシスタントサービス。
・専属アシスタントが全国のアシスタントチームを管理

【業務内容】
秘書・総務、経理・財務、採用・人事、企画・マーケティング、営業、メディア運用、ECサイト運用、SNS運用、広告運用、クリエイティブ

【料金】
・30時間/月 3ヶ月契約100,000円、6ヶ月契約90,000円、12ヶ月契約80,000円
・クリエイティブ業務については消費時間が通常の1.5倍
・利用時間超過の場合は、1時間あたりの超過料金が発生
・応答時間は9時から18時まで

https://help-you.me/

 

アージュスタイル

【特徴】
・「事務屋育成プログラム」を受講し、審査を通ったスタッフが業務にあたる
・在宅型
・複数スタッフ制

【業務内容】
社内事務代行・秘書代行、セミナー・イベント事務局運営、SNS運用代行

【料金】
・月額料金(事務代行・秘書代行・セミナー事務局代行)38,000円~(税別)、業務設計料金が別途必要
・最長1ヶ月のトライアルテストあり

https://argestyle.biz/

 

JIM COMPANY

【特徴】
・社内作業と人材派遣サービスで対応。

【業務内容】
給与計算・年末調整業務、記帳代行・経理入力業務、データ入力・データ集計業務、書類梱包・発送業務、電話代行・事務局代行・住所使用、派遣サービス

【料金】
・派遣サービス…一般事務2,100円/1時間~など
・社内作業…業務内容によって異なる。単価制。経理事務については月額制

http://www.jimcom.co.jp/index.html

 

Caster Biz

【特徴】
・専属アシスタントが窓口対応
・在宅&訪問型

【業務内容】
秘書、人事、経理、Webサイト運用

【料金】
・30時間/月 3ヶ月プラン120,000円、6ヶ月プラン96,000円、12ヶ月プラン84,000円(税別)
・対応時間は9時から18時まで
・月の時間延長、土日対応はオプションで可能
・1ヶ月限定のトライアルプランあり

https://cast-er.com/

 

Radice

【特徴】
・オンラインアシスタントサービス
・専属アシスタントが窓口対応
・チーム体制でクライアントをサポート

【業務内容】
秘書業務、総務業務、営業アシスタント、経理業務

【料金】
・12時間/35,000円、20時間/55,000円、30時間/78,000円、50時間/125,000円(税別)
12時間プランは個人向け
・5時間無料のトライアルあり
・契約更新は1ヶ月ごと

http://foryourbusiness.jp/

 

スーパー秘書

【特徴】
・コーディネーターが窓口対応
・チーム制
・基本在宅型(セミナーのアテンドなどを除く)

【業務内容】
秘書、メールマガジン発行・SNS運用、営業サポート、セミナー事務局、動画編集、プレスリリース作成・ウェブサイト制作のディレクション

【料金】
・ポイント制 35,000円/10時間相当 55,000円/18時間相当 84,000円/31時間相当(税別)
・利用時間を超える場合は超過料金がかかる
・別途、導入時初期費用が必要

http://super-hisho.jp/

 

Biz Mow

【特徴】
・セミナー講師、コーチ、コンサルタント向け
・1社につき2名体制

【業務内容】
フォーム作成・管理、名簿作成・顧客管理、入金チェック、会場探し・予約代行、ホームページ更新、リマインドメール送信、名刺・アンケート入力、音声文字起こし、各種調査・情報更新、出張手配など

【料金】
・20,000円/10時間 50,000円/25時間 100,000円/50時間(税別)
・超過料金は、10時間・25時間コースは2,000円/1時間、50時間コースは1,500円/1時間
・初月時に効率的な業務フローを設計。業務実施時間を30%割増計算
・時間が余れば、翌月に繰越ができる。

https://bizmow.com/

 

Genny

【特徴】
・オンライン秘書サービス
・サポート時間、タスク数に制限なし
・在宅秘書に外注するのではなく、秘書スタッフを自社雇用
・2名1チーム体制

【業務内容】
メール確認・返信代行、スケジュール管理、ドライバー手配・運行管理、アポイント調整、調査・報告、ビジネスランチ・会食予約、出張手配、契約書作成補助、名刺管理、経費精算補助

【料金】
・105,000円/2ヶ月契約 98,000円/12ヶ月契約 95,000円/18ヶ月契約(税別)
・平日9時から18時半まで対応
・トライアルプランあり 4,800円(税別)/2週間 5メニューに限る

https://genny.jp/

 

紹介している事務代行会社の料金、サービス内容は 2018年1月現在の情報です。

事務代行会社を選ぶ

ご覧いただいた通り事務代行会社はいくつもあり、運営の方法、料金体系もさまざまです。

料金体系は大きく下記の2パターンに分けられます。

1、月の利用時間が決められていて、契約月数が長いほど安くなる

2、月の利用時間が何時間までといういくつかのコースが設定され、料金が変わってくる

また月の最低料金を定め、お客様とのヒアリングの後、料金を決定する会社もあります。

作業場所についていうと、全くリモートで作業する、客先への訪問も取り入れている、完全訪問型などがあります。

事務所に来てもらう必要のない作業はリモートですみますし、外部に出したくない書類や情報を取り扱う場合などは訪問してくれる代行会社を選択するといいですね。

また会社によって得意な分野がありますので、それも選定のポイントのひとつになるでしょう。

選択肢が多いので、ご自身の抱える作業のボリュームや内容、ご予算にあった代行会社を見つけることがきっとできると思います。

まとめ

事務代行は、個人事業主や少人数法人のバックオフィスを支えるのに好都合なサービスです。

事務スタッフを雇用したときと比べて人件費をおさえることができ、かつ雇用することで発生するさまざまな作業から解放されます。

事務代行をうまく取り入れることで、やらねばならない事務作業に手をつけられないという心の負担感を減らすことができるでしょう。

そして自分でないとできない大切な本業のために時間と力を注ぐことができ、ビジネスをさらに発展させることにもつながるでしょう。